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¿Cómo gestionar los proyectos de tu empresa?

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Una introducción a esta metodología para entender qué es y cómo aplicarlo en el día a día de la organización.

En la actualidad, los proyectos de las empresas reclaman cada vez más una gestión profesional. Existen varios aspectos sobre los cuales las PyMEs deben prestar atención: necesidad de innovar productos, realizar mejoras continuas, acceder a nuevos mercados, o bien la unión con otras empresas en proyectos de mayor envergadura. Todas estas cuestiones los obligan a mejorar sus conocimientos en el área de la gestión de proyectos.

¿Qué es project management o gestión de proyectos?

Es una metodología usada por empresas e instituciones a nivel mundial, para alcanzar objetivos en un tiempo determinado. Si bien su traducción es Administración de Proyectos, el concepto abarca mucho más. Pero bajemos un nivel, ¿qué es un proyecto? Es un conjunto de tareas que se conectan entre sí y poseen procesos de coordinación. La razón de un proyecto es alcanzar las metas específicas dentro de un presupuesto asignado y en un lapso de tiempo determinado.

¿Cuándo y dónde aplicar esta gestión?

En cualquier aspecto de la empresa que cumpla con la definición de proyecto. En nuestra vida misma hacemos mini administración de proyectos, por ejemplo, al planificar unas vacaciones.

¿Para qué me sirve?

Todas las empresas pasan por procesos de renovación y las PyMEs no son la excepción. Un buen camino para lograr esos cambios es a través de proyectos de transformación, de re-ingeniería de procesos, de certificación de Calidad (ISO’s), de adquisición de nuevas tecnologías, etc. Hoy en día todas las organizaciones necesitan llevar a cabo varios proyectos y a su vez continuar con la operación diaria de la manera más eficiente.

Cuando se habla de administración de proyectos frente a una PyME las frases más comunes son: “nosotros somos pequeños”, “no necesitamos tantos procesos ni tecnología”, “no tenemos el presupuesto“. Sin embargo toda empresa o emprendimiento puede identificar las funciones de los individuos, los procesos críticos, los riesgos, llevar adelante un plan o simplemente a realizar una gestión de proyectos profesionalizada. Una PyME necesita de las mismas herramientas de gestión y operación que cualquier otra empresa sólo que adaptadas a su tamaño.

Es primordial que toda compañía que se plantea un cambio de cualquier tipo, pueda gestionarlo teniendo en cuenta los intereses, necesidades y motivaciones de las personas involucradas. Introducir cambios de esta índole en un entorno en el cual puede haber pocos recursos humanos y financieros puede ser difícil en una primera mirada, pero no imposible.

¿Cómo empiezo a implementarlo?

Una buena manera para que las PyMEs comiencen a analizar e implementar la práctica de Administración de Proyectos es seguir los siguientes pasos. Primero, analizar las funciones y procesos existentes en la empresa y evaluar si sirven a los objetivos actuales y futuros. Detectar qué pueden implementar como proyecto: el lanzamiento de un nuevo producto; la apertura de una nueva área dentro de la organización; mejorar los procesos y tomar acciones específicas de formación del personal si es necesario.

Tips para comenzar:

  • Identificar un proyecto, que tenga un objetivo claro y definido en el tiempo.
  • Una vez seleccionado el proyecto, determinar las actividades necesarias para realizarlo, su duración y la asignación de recursos. Dentro el equipo de trabajo lo recomendable es siempre designar un líder, que velara por el éxito del proyecto y coordinará las tareas de todo el equipo.

Si identificaste varios proyectos, empezá con el más simple. Bajá tus ideas a papel, la documentación es uno de los pasos importantes de la metodología de Project Management.

Espero que este contenido haya despertado tu interés en administración de proyecto y adentrarte en ella. En la próxima nota presentaré más información sobre esta metodología y herramientas que se usan en el mercado para que la apliques en tu empresa.

TAGS: Proyectos, Administración, Project management.

POR: Andrea Martin

Mi nombre es Andrea Martin. Me recibí de Licenciada en Comercio Internacional pero enfoqué mi carrera en administración de proyectos. Formé mi experiencia en empresas de primer nivel de distintos rubros: telecomunicaciones, retail, bancos y emprendimientos privados. Hoy, además de seguir trabajando como PMO, tengo mi propio emprendimiento: Oh! Wines, que organiza eventos y actividades de integración de equipos. @oh_wines.

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