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Reuniones y retiros, la fórmula de las grandes empresas

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Las compañías buscan mejorar resultados en sus espacios laborales afianzando la relación con y entre sus empleados. Para ello, realizan prácticas como los retiros y las reuniones con distintas metas teniendo como objetivo los resultados positivos que pueden generar sus colaboradores.

Más allá del rubro o tamaño, suele ser común que las compañías que buscan mejorar sus resultados y afianzar la relación con los empleados recurran a la organización de reuniones de coordinación. Sin embargo, este método utilizado durante años ha perdido terreno ante los beneficios que otorgan los retiros corporativos. Si bien, a primera vista parecen ser lo mismo, la realidad demuestra que se trata de dos prácticas distintas y con metas diferentes. 

Para poder elegir cuál de estos métodos es el más adecuado, se deben conocer las características principales y el modo de alcanzarlos. 

Reuniones

Se dividen en dos grandes grupos: las de ritmo y las ad hoc. Las primeras son aquellas que se realizan de manera periódica y rutinaria, donde se plantean los obstáculos que pueden
aparecen en el corto, mediano o largo plazo, y se ajustan las medidas de acción para optimizar esfuerzos. Aristóteles aseguraba: Somos lo que hacemos repetidamente. La excelencia no es un acto, sino un hábito, bajo este precepto deben realizarse. Al convertirse en costumbre, este tipo de encuentros se definen con antelación y están siempre fijos en el calendario del personal. A su vez, se fomenta la visión global y compartida del funcionamiento de la empresa, se anticipan los problemas y oportunidades de negocio, y se ayuda a crear una cultura de responsabilidad y pertenencia al convertirlas en un incentivo para informar progresos y brindar reportes operativos o de negocio. La periodicidad también está relacionada con los objetivos. Razón por la cual pueden dividirse en dos grupos: reuniones semanales y mensuales.

Encuentros semanales

La finalidad de las reuniones semanales es perseguir una táctica específica y suelen realizarse lunes o viernes. En ellas pueden participar únicamente los responsables de departamentos -depende del tamaño de la empresa- o los empleados con funciones específicas. Por lo general, duran entre 1 hora y 90 minutos y su objetivo primordial es asegurar que se siga la dirección impuesta por la empresa y a la velocidad que exige la realidad. Su planificación es sencilla y se divide en tres etapas: 

  • Acontecimientos de la semana y planificación de la semana próxima.
  • Repaso de acontecimientos y eventos futuros con hincapié en los objetivos de fondo. 
  • Resolución de problemáticas corporativas puntuales a partir de una visión colectiva. 

Gracias a esto, cada miembro colabora en la resolución de situaciones, que de otro modo demandarían más tiempo y se optimiza la construcción de los team-building. Es por todo este seguimiento, que las reuniones semanales son un paso imprescindible e ideal para todo tipo de compañía.

Encuentros mensuales

A diferencia de los semanales, su finalidad es estratégica y tienen una duración de entre 2 y 4 horas. Su meta es establecer los lineamientos que deben cumplirse para alcanzar los objetivos anuales. Por lo general, se realizan en cada departamento, y se continúan luego entre los representantes de cada área en una junta general o jerárquica. Se las considera un buen ámbito para discutir ideas y considerar los ajustes necesarios que permitan incrementar la rentabilidad o bien la productividad. Es para destacar que, más allá del tipo de reunión, muy pocos empleados demuestran entusiasmo ante convocatorias periódicas; a pesar de ello, siempre son importantes para prevenir inconvenientes y evitar la pérdida de tiempo que conlleva la realización de muchas reuniones ad hoc, imprevistas, excepcionales y con la función de atender necesidades concretas en un lapso determinado. 

Retiros

El objetivo primordial de los retiros es fomentar la construcción de equipos de trabajo a partir del fortalecimiento de los lazos interpersonales y por consiguiente se aconseja efectuarlos de forma anual. Su destino fundamental son los altos ejecutivos o las áreas de venta. Suelen ser vistos, además, como una suerte de premio para los empleados que se destacan en sus funciones. Si se los planifica para grupos pequeños o de la plantilla jerárquica, permitirán definir las tácticas y estrategias que perseguirá la empresa a futuro; en tanto, cuando se involucra a más personal, ayudan a la compresión por parte de la fuerza de trabajo de la visión corporativa. Si bien exigen una mayor inversión, los costos se amortizarán gracias al aumento de la productividad y
el compromiso de los implicados, dado que también se optimizan el ambiente laboral y la implementación de técnicas y métodos innovadores propuestos por los empleados.  De hecho, existen retiros en los que se destinan algunas horas al esparcimiento conactividades lúdicas o deportivas que fomenten la relación entre empleados o que permitan adquirir habilidades colectivas para resolución de problemas. Esto, fortalece las tareas que se desarrollan en equipo y mejora la productividad en general. Las grandes firmas han implementado los retiros corporativos familiares, los cuales son altamente beneficiosos, ya que en muchas ocasiones los ejecutivos no cuentan con el tiempo libre suficiente. La inclusión del núcleo familiar aumenta la sensación de pertenencia y el compromiso con la empresa. 

Una vez definido el objetivo, el paso siguiente es la planificación. Para las reuniones de coordinación, conviene generar una agenda conjunta que optimice los tiempos de exposición en cada temática; con esto se obtiene orden y entendimiento entre los presentes. En cuanto a los retiros, se los debe planificar por hora y por día. Hay centros de convenciones, hoteles, cabañas y hostels que se especializan en esta metodología y brindan una guía tentativa basados en experiencias anteriores.

Conclusiones

Al finalizar estas actividades, es importante brindar un ámbito de reflexión para que cada uno de los participantes exponga sus ideas y conclusiones. De esta manera los futuros eventos se verán enriquecidos por la experiencia de los participantes y se podrán ajustar con precisión a las necesidades de cada sector de la empresa. Incluso, los retiros se pueden evaluar según la eficacia mediante encuestas anónimas o la simple observación por parte de los superiores. En consecuencia, se podrán ajustar las actividades para optimizar y personalizar futuras reuniones o retiros para alcanzar y superar las metas planificadas. 

TAGS: Gestión, Retiros, Reuniones, RRHH, Manejo de recursos humanos, Planificación.

POR: Eliana Ramos. 

Periodista. Coordinadora periodística del sitio web Timing Político, responsable de Prensa y Comunicación en la AHRCC (Asociación de Hoteles, Restaurantes, Confiterías y Cafés). Desarrolló su carrera periodística profesional corporativa en Aeropuertos Argentina 2000 y Corporación América.  Fue responsable de Prensa del CEyS (Consejo Económico y Social de la Ciudad de Buenos Aires). Trabajó en el semanario rural Infocampo como redactora periodística y en el diario El Argentino Sur. En radio, participó en radio Belgrano y Excelsior.

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