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Optimizá y ahorrá con las “5s”

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Organización, orden, limpieza, estandarización y disciplina son los cinco pilares de esta metodología que nació en Japón y que continúa marcando la diferencia en la gestión y la productividad de una empresa.

Desde su creación, esta metodología basada en la disciplina trajo una mejora considerable en la rentabilidad y sustentabilidad de las pymes, en la higiene y la seguridad de los trabajadores, en los procesos productivos, y en la calidad final de los productos. Su aplicación abarca desde los puestos laborales ubicados en una planta de producción, hasta las oficinas y escritorios de una empresa.

¿Cómo logro aplicar la metodología de las 5s en mi pyme?

Con pequeños cambios de hábitos se pueden conseguir grandes beneficios. A continuación, veremos algunas acciones cotidianas o hábitos sencillos que pueden adoptarse y ver prontamente los resultados:

1– ORGANIZACIÓN (SEIRI)                            

Consiste en eliminar del sector de trabajo todos los elementos que no son necesarios para realizar las tareas diarias. Por ejemplo, aquellas herramientas que no se utilizan diariamente para el proceso productivo o elementos de oficina que no se usan todos los días, sino que se necesitan sólo para realizar tareas específicas.

El primer paso para llevarlo a cabo es CLASIFICAR sólo lo necesario, en la cantidad necesaria y mantener sólo lo imprescindible para utilizarlo cuando se lo requiere. La ORGANIZACIÓN facilita el control visual de materias primas, insumos (las herramientas indispensables) y productos, fomentando la reducción de tiempos muertos en la producción y la compra reiterada de aquellos elementos que suelen estar dispersos por todos lados y que después no podemos encontrar, como sucede con los bolígrafos o marcadores.

2 – ORDEN (SEITON)

Este hábito está asociado con que permanezca solamente lo justo y necesario en el lugar de trabajo, para lograr que se mantenga el orden diario. De esta forma, se reafirma la idea de reducir la compra excesiva de elementos y se optimizan los tiempos de producción.

El primer cambio de hábito consiste en ORDENAR aquellos elementos y herramientas clasificadas como necesarios e imprescindibles en las tareas diarias. Para eso, se debe definir dónde se deben ubicar dichos elementos, de forma que se puedan tomar y volver a poner en su lugar con facilidad. Por ejemplo, al tener ordenadas las herramientas y elementos de trabajo sobre la pared, se mejora la visualización y se logra optimizar los tiempos en el proceso productivo. Este mismo concepto se puede aplicar para los artículos de una oficina. Con hábitos simples como, por ejemplo, colocar los bolígrafos y marcadores en un lapicero, se puede evitar perder tiempo en buscarlos.

3 – LIMPIEZA (SEISO)

Se trata de lograr un sitio limpio para optimizar el ambiente de trabajo y convertirlo en un lugar agradable para las personas que trabajan allí, además de mantener todo en condiciones óptimas, de modo que, cuando alguien necesite utilizar herramientas y equipos, estén listos y en buen funcionamiento en todo momento.

Este pilar significa, por un lado, inspeccionar equipos o maquinarias durante el proceso para identificar problemas de escapes, averías o fallos, con el fin de prevenir eventos de contaminación y accidentes potenciales, así como evitar las posibilidades de tener que parar el proceso productivo.

Otro paso es organizar campañas generales de limpieza de la empresa u oficina con alcance a toda la planta de trabajadores (alta gerencia, operarios, jefes de planta, administrativos). Estas campañas se aprovechan para capacitar a los empleados en cuanto a la importancia de mantener los pasillos, sectores, armarios y almacenes limpios. Además, se puede concientizar sobre la importancia de la separación en origen de los residuos, no sólo para reciclar sino también para recalcar la importancia de reducir, de forma que se simplifique el consumo de todo aquello que se compra y se consume. Esto tiene un impacto directo con los residuos que se generan y los costos que se suman para la pyme.

4 – ESTANDARIZACIÓN (SEIKETSU)

La clave es crear el hábito para que la organización, el orden y la limpieza se conviertan en parte de la rutina. El primer paso es definir responsables para el mantenimiento de la organización, el orden y la limpieza.  El siguiente paso se trata de verificar el cumplimiento y evitar retrocesos de este método, auditando periódicamente el cumplimiento de los 3 pilares.

Una herramienta clave que se utiliza para poder cumplir con este pilar es la técnica de los “cinco minutos de limpieza”. Los responsables de mantener los 3 pilares anteriormente descriptos identifican, mediante un recorrido diario de sólo 5 minutos por los sectores de la planta u oficina, las mejoras que se deben realizar para optimizar esos hábitos. Acciones simples, como colocar carteles en los pasillos, realizar comunicaciones u organizar charlas periódicamente para concientizar sobre estos pilares, ayudaría no sólo a mantener la organización, el orden y la limpieza, sino también a reafirmar el plan de separación de residuos, así como la importancia del mantenimiento de los equipos y maquinarias para seguridad de los trabajadores y evitar la contaminación.

5 – DISCIPLINA (SHITSUKE)

Aplicar la disciplina, en este contexto, no implica ninguna connotación negativa, sino todo lo contrario. Este pilar expresa tener el hábito de mantener correctamente los procedimientos y cumplimentarlos de manera sostenida por todos los actores de la empresa.

La DISCIPLINA es sumamente importante porque la falta de ella lleva al fracaso a toda la metodología, deteriorando los logros alcanzados por los cuatro pilares anteriores. Este pilar implica respetar las normas y estándares establecidos para conservar un sitio de trabajo agradable, así como realizar el control de las normas que regulen el óptimo funcionamiento de un establecimiento.    

Un de las herramientas más utilizadas es comunicar los logros, resultados y temas de la campaña de las 5S en carteles y organizar reuniones generales con todos los actores de la empresa, con el objetivo de incentivar el cumplimiento de la metodología y destacar las mejoras logradas. De esta forma, no sólo se reconoce el compromiso de los trabajadores, sino que también se hace hincapié en la importancia de su papel dentro de la empresa y en cómo sus pequeños hábitos hacen una gran diferencia en el entorno laboral, el medio ambiente y la rentabilidad de la pyme.

Beneficios de implementar las 5s en la rutina diaria de tu empresa

Algunos de los beneficios que se pueden disfrutar al implementar la metodología de las 5s son los siguientes:

  • Mejoras en el lugar de trabajo: aplicando el orden y la limpieza como hábitos diarios, los trabajadores realizan sus tareas en lugares más seguros. Se encuentra relacionado estrechamente con la mejora de la seguridad en la planta al fomentar un entorno laboral con menos obstáculos y, por lo tanto, menos probabilidades de accidentes.
  • Reducción de costos: se incentiva la estrategia de utilizar óptimamente los elementos disponibles, reduciendo así la excesiva compra de insumos y el tiempo que uno pasa buscando los objetos que utiliza a diario debido a la desorganización.
  • Reducción de riesgos: al ordenar y estandarizar los procesos, se pueden relevar fácilmente los sectores y etapas más peligrosas para los empleados. Por lo tanto, se puede reducir el riego de accidentes laborales y al mismo tiempo controlar aquellas áreas que puedan afectar al medio ambiente.
  • Menor contaminación y mayor eficiencia: este método tiene una estrecha relación con las técnicas que previenen la contaminación, ya que intenta no generarle un costo extra a los productos finales. De esta manera, se convierte en una metodología óptima a la hora de utilizar de manera eficiente los recursos y la energía. Por ejemplo, una industria limpia y ordenada reduce la generación de productos defectuosos, que en el mejor de los casos se deben reprocesar para que cumplan con las especificaciones del cliente. Ello consume nuevamente materias primas, insumos, energía, mano de obra, desgaste de equipos e instalaciones generando ineficiencias y, por lo tanto, mayores costos de producción.

Si bien para poder aplicar las “5s” se necesita invertir tiempo y dinero en capacitación y formación, apostar a esta metodología significa no sólo ahorrar capital en materiales y recursos, sino también mejorar el ambiente de trabajo en donde todo el personal de la pyme comparte jornadas diarias.

Para mayor información, es interesante leer a Imai Masaaki, autor del libro “Gemba Kaizen: A Commonsense Approach to a Continuous Improvement Strategy”, donde se describe en forma muy clara esta metodología.

TAGS:  metodología de las 5s, organización, disciplina, orden, optimización.

POR: Evelyn Nashiro

Mi nombre es Evelyn Nashiro y soy Analista Técnico de Impacto Ambiental. Además, formo parte del equipo de trabajo de la empresa RCA - Estudio Ambiental, la cual brinda Soluciones Especializadas en Consultoría (rcaestudioambiental.com/). Soy Licenciada en Gestión Ambiental y complementé mi formación con cursos sobre Ambiente y Seguridad, Efectos Ambientales en la Salud, Arquitectura Sustentable y Energías Renovables. Me especializo en esta área, ya que siempre me sentí comprometida con la resolución de las problemáticas ambientales que nos afectan a todos. 

Me podés encontrar en linkedin.com/in/evelyn-nashiro-39bb78142

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