Contenido Principal
Santander Río

¿Necesito un software de trabajo grupal?

Online Banking

A veces, la organización del trabajo precisa de una mayor sistematización y personalización, y la tecnología, a través de las aplicaciones colaborativas en tiempo real, puede hacer que el equipo sea mucho más que la suma de sus partes

La organización del plantel de trabajo no siempre puede sostenerse con reuniones que traten de promocionar hábitos, rutinas o protocolos que estructuren el funcionamiento del equipo y el cumplimiento de los objetivos. Pueden ser conceptualmente útiles, pero cuando las labores diarias del personal requieren de una organización fina y capilar, quizás sea momento de usar un software específico para apuntalar, al mismo tiempo, el quehacer grupal e individual de los empleados.

¿De qué hablamos cuando hablamos de software de trabajo? Si bien la mayoría de los programas cargados de forma predeterminada en una computadora están relacionados con lo laboral, el núcleo de este artículo son aquellos programas informáticos desarrollados para el abordaje integral de las tareas cotidianas; una poderosa aplicación capaz de amalgamar a los distintos equipos de trabajo en una interfaz común de progreso simultáneo. Haciendo uso de una de estas herramientas, cada empleado puede crearse un perfil y volcar en tiempo real sus labores al apartado que se corresponda con su función o su equipo. Asimismo, puede ver el progreso de sus compañeros y estar al tanto de las novedades que surjan durante las tareas diarias.

Las formas, aplicaciones y especializaciones de estos programas grupales para el trabajo simultáneo son múltiples. Los hay gratuitos y pagos, nacionales o extranjeros, con más nivel de detalle o más soltura para los empleados, con más o menos instancias de seguridad para resguardar información importante. A continuación, algunas de las características más sobresalientes de estos programas. Si más de dos aparecen como necesarias para una empresa, es muy probable que la incorporación de un software grupal sea la opción adecuada.

Tiempo

Una de las facilidades más destacadas de estos programas es la posibilidad de medir el tiempo que toman los trabajadores para realizar ciertas tareas. En el caso de un equipo de diseño, por ejemplo, cuando un encargo debe ser cobrado a razón de las “horas hombre” necesarias para esa entrega, poder calcular con precisión los tiempos del equipo es clave para presupuestar correctamente. Del mismo modo, un empleado que sepa cuánto le toma cumplir determinado proceso puede administrar mejor sus breaks y balancear la intensidad de su jornada. Con una mejor noción de las horas que demandan objetivos puntuales, podemos reducir el problema tan común de tener momentos de mucha intensidad de trabajo y otros en los que el tiempo parece desaprovechado.

Interacción

Ya sea a través de una interfaz dispuesta a la manera de un foro con comentarios, un chat interno, mails conectados a menciones o algún otro tipo de mecanismo, la mayoría de los programas de este tipo incluyen la posibilidad de que el personal interactúe entre sí. Esta chance fomenta el trabajo colaborativo independientemente de que las personalidades de los participantes sean más o menos extrovertidas; representan, así, una gran herramienta para los más tímidos o para quienes están desacostumbrados a pensar en conjunto los pasos hacia el objetivo. La interacción en tiempo real en una misma interfaz combina comodidad con practicidad y permite que, a la hora de encarar distintos procesos al mismo tiempo, este desdoblamiento se realice de manera más ordenada.

Registro

Cuándo, quién, por qué y cómo se hizo tal o cual tarea suele ser un problema recurrente cuando se tienen que revisar procesos de trabajo para determinar un error, para retomar una idea o incluso para recuperar un archivo o información útil para el continuo del trabajo. Dudas, teléfonos descompuestos, desatenciones o saturación hacen que se pierda mucho tiempo si no se tiene un correcto registro de cómo trabajó el equipo, y los programas laborales hacen aquí una diferencia clara. Con su capacidad para guardar desde archivos hasta discusiones o palabras clave con fecha y hora, estas herramientas pueden llegar a salvar un proyecto que depende de una idea o concepto vertido en su inicio. Si el registro es clave en el trabajo que se está encarando, automatizarlo y sistematizarlo es una opción que no se puede tomar a la ligera.

Distancia

Muchas veces los proyectos se componen de personal que no está en el mismo edificio o incluso en el mismo país, y a veces las videoconferencias pueden sufrir problemas de conexión, delay o hasta confusión por husos horarios, por lo que contar con un espacio donde se vaya volcando el trabajo sin la inmediatez como factor excluyente, pero sin que por eso se produzcan demoras o malos entendidos es un plus de estas aplicaciones.  Además, que todo se haga en un mismo plano donde todos los involucrados puedan ver todo el proceso facilita su fidelidad y confiabilidad, aunque sus integrantes estén físicamente dispersos

Seguridad

A veces hay informaciones que algunos empleados no pueden permitir que se filtren hacia el resto del plantel. La estructura de alguno de estos programas permite que, en algunos espacios específicos, sólo puedan acceder aquellos trabajadores que estén autorizados o tengan la contraseña para ver esos archivos. Esto permite tener control de ciertos espacios de esa herramienta, aunque sin dejar de volverla de uso general para todo el equipo. La seguridad quizás sea fundamental cuando nuestro objetivo tiene que ver con la originalidad, la creatividad o con información que el cliente prefiera resguardar.

Como se dijo anteriormente, si al leer alguno de los puntos anteriores una alarma pareciera encenderse, es mejor empezar a buscar el software adecuado para el emprendimiento que se esté llevando adelante. A veces basta con uno genérico, gratuito y criteriosamente utilizado, a veces se precisa pagar un servicio profesional que puede incluir hosting masivo y detalles específicos. Lo importante es saber que hay herramientas al alcance y que un equipo puede ser todavía más que la suma de sus partes.

TAGS: software, programas, trabajo remoto, trabajo en equipo, digitalización, empresa digital, innovación, tecnología

POR: Juan José Relmucao

Juan José Relmucao es corresponsal de Noisey, Thump, Creators Project y Vice Sports Latinoamérica. Además ha colaborado con medios argentinos como Buenos Aires Económico, Tiempo Argentino y Brando. También ha sido docente de Taller de Redacción Periodística en la Universidad Nacional de Lomas de Zamora, integrante del Observatorio de Culturas Políticas del Centro Cultural de la Cooperación y redactor publicitario para A&E América Latina.

Santander Rio

Santander Río® 2018
Todos los derechos reservados.