Contenido Principal
Santander Río

Presentaciones efectivas: el método Pecha Kucha

Online Banking

¿Cómo hacer una presentación que acapare la atención de todos y a la vez transmita un mensaje de forma efectiva? En esta nota te presentamos el método Pecha Kucha, que te permite comunicar lo que quieras en menos de 7 minutos.

Cuando Astrid Klein y Mark Dytham —dos arquitectos radicados en Japón— se preparaban para un evento con emprendedores del mundo del diseño, tuvieron que resolver un problema: “los arquitectos hablan demasiado”. En función de esto, buscaron la forma de hacer que todos los oradores tuviesen lugar para exponer sus presentaciones sobre innovación y creatividad sin sacarles tiempo a los demás.


Como respuesta a estos inconvenientes, crearon el método Pecha Kucha, que consiste en una presentación de 20 imágenes que cambian cada 20 segundos. Gracias a esto, en 6 minutos y 40 segundos, los distintos oradores del evento lograron transmitir una idea en forma clara, ilustrarla y mantener al público cautivo de principio a fin.

Este método fue tan eficaz en su momento que evolucionó en las “Pecha Kucha Nights”, eventos organizados en distintas ciudades del mundo en los que 12 o 14 presentadores dan charlas sobre temas variadísimos en el formato Pecha Kucha. En Buenos Aires, por ejemplo, se organizan cuatro encuentros por año.

Si con la técnica Pecha Kucha se logra que entre 12 y 14 oradores expongan sus ideas sin que nadie se duerma, ¿por qué no aplicar el método en la oficina?

Algunas claves para armar tu Pecha Kucha

1. Definí la idea a transmitir:

Al momento de pensar en la presentación, empezás con dos ventajas: el formato ya está decidido y  la duración también. Estas limitaciones van a reducir la cantidad de decisiones que tenés que tomar. 

Solucionado esto, lo que sigue es tomar el tema que vas a tratar y expresarlo en una sola oración. Por ejemplo, “Reciclaje de papel en la oficina”.

Por otro lado, tenés que plantearte cuál es el objetivo de la presentación: ¿hacer una propuesta? ¿presentar un nuevo método o herramienta de trabajo? ¿explicar algún proceso? ¿convencer a alguien de que haga o no haga algo?
 

En tercer lugar, planteá la idea o “sensación” que querés dejarle a tu público una vez que termine la charla. Si por ejemplo, tu objetivo es proponer que se recicle el papel en la oficina, tal vez el mensaje que quieras dejar con tu charla es tu preocupación por la cantidad de papel que se tira y la idea de que se puede hacer algo al respecto.

Estos tres elementos van a ser los ejes principales de la presentación y todas las decisiones que vayas a tomar en adelante van a responder a estos factores.

2.  Buscá las palabras: 

Después de haber delineado lo anterior, es el momento de entrar más en detalle. Tomá tu oración principal y ajustala para que condense el objetivo de tu charla. Esto va a ser el núcleo de la presentación. A continuación, usá una oración nueva para escribir cada uno de los elementos que considerás que no pueden faltar para desarrollar el tema. Pero, ¡cuidado! Identificá cuáles son las frases que expresan las ideas más importantes y diferencialas de las ideas secundarias. Dejá solamente los elementos que ayuden al público a entender mejor el tema y priorizá los que más se acerquen a tu oración núcleo.

Si seguimos con el ejemplo anterior, la frase principal para una propuesta podría ser:

“Tenemos que hacer algo con los papeles que tiramos”.


En un segundo plano, se pueden enlistar ideas como:

“Tiramos tanta cantidad de papel.”
“Las consecuencias de tirar tanto papel son…”
“La mejor solución es reciclar.”
“Las ventajas del reciclaje son…”
“Tenemos disponibles los siguientes recursos para solucionar el tema.”

3. Inspirate:

Es momento de despejar la mente e inspirarse con otras charlas Pecha Kucha en YouTube o en las páginas oficiales de estos eventos. Intentá buscar alguna que se relacione con la temática que vas a tratar y después mirá una sobre un tema del que nunca se te hubiese ocurrido hablar. Analizá el estilo ¿qué nivel de formalidad tiene la presentación?, ¿cómo es la estructura de la narración?, ¿qué elementos que no están relacionados estrictamente con la temática hacen que la charla sea más efectiva?, ¿cómo usan imágenes para ilustrar lo que se dice?, ¿qué cosas podrías mejorar?
 

4. Diagramá:

Para armar esta parte es útil tener en mente el formato más común del storytelling: introducción-nudo-desenlace (o situación actual-problema-solución). Volvé a tus anotaciones e identificá qué vas a poner en cada sección de acuerdo con estos conceptos.

Si bien algunos tienen un talento especial y pueden dar toda una charla a partir de un punteo de temas, lo más probable es que las primeras veces necesites más estructura. Por eso, un método efectivo para organizarse es dividir una hoja en 20. Cada división o renglón va a llenarse con una línea de texto que represente un slide de la presentación.
Dedicá los primeros renglones a responder quién sos vos y por qué estás dando esa charla. Dejá los últimos dos para el cierre. Esto puede contener un call-to-action, una pregunta retórica, datos de contacto o un agradecimiento, de acuerdo al propósito de tu presentación. Ubicá las oraciones que habías armado en los renglones restantes, ordenadas de acuerdo a su clasificación como introducción, nudo o desenlace. Una vez hecho esto, completá, de ser necesario, los espacios que hayan quedado en blanco con nuevas oraciones que expandan las ideas principales. Mantené siempre una jerarquía de información. De este modo, si tenés que sacar algo, vas a saber enseguida de qué podés prescindir.


5. Expandí:

Revisá la estructura y modificala todas las veces que sea necesario, sin perder de vista que lo que vas a contar tiene que fluir como si fuese una historia. Una vez conforme, convertí esas 20 oraciones en párrafos de alrededor de tres líneas y conectalos entre sí. Considerá que a cada párrafo no le podés dedicar más de 20 segundos, pero también que  mucho de lo que no llegás a decir por cuestiones de tiempo, lo vas a poder expresar de forma visual en la diapositiva.


Por otro lado, tené presente que en esencia, tu presentación es oral, por lo cual, evitá palabras complicadas o lenguaje poco natural. Además, asegurate de que todas las ideas estén enlazadas entre sí. Esto te va a ayudar a mantener el hilo de la “historia”, incluso si en algún momento las diapositivas y tu discurso pierden la sincronía. Para esto, pensá en cómo se relacionan entre sí las distintas ideas y detectá cuáles son causa o consecuencia de otras, y cuáles son definición y explicación.


Una vez que tengas listo lo anterior, es un buen momento para cronometrarse. Leé la charla en voz alta (sin apuros y respetando pausas) y asegurate de que dure aproximadamente 6 minutos, 40 segundos. Si resulta larga, descartá las ideas que habías identificado como secundarias, reducí y combiná párrafos o sintetizá todo aquello que no sea sumamente esencial.

6. Buscá imágenes:

El objetivo de esta etapa es conseguir 20 imágenes que completen las ideas que vas a plantear. Sin embargo, no es buena que cada imagen coincida exactamente con su correspondiente parte del discurso, ya que ante una posible falta de coordinación al momento de la presentación, ambos elementos deberían mantener el sentido por sí solos. Por este motivo, lo aconsejable es que las imágenes refieran a ideas generales o ambiguas que tengan sentido sin importar el momento del discurso en el que aparezcan.

En cuanto temas técnicos, para evitar que las imágenes se pixelen, quedate solamente con las que estén en buena calidad. Si usás Google, en la búsqueda por imágenes seleccioná “Herramientas” y en el menú que aparece, cambiá el tamaño a “grande”. También podés usar bancos de imágenes o algunas que hayas generado vos o tu equipo de comunicación o diseño. En este punto, tené en cuenta las proporciones de las diapositivas para que la imagen que selecciones no quede cortada donde no debería.

Algo importante a considerar es que si querés que la atención del público esté en lo que decís, no deberías sobrecargar su sentido de la vista con información. Todo el soporte visual es eso, un soporte, por lo cual no debería ganar el protagonismo del discurso. Otro punto para destacar es que hablamos de imágenes y no de texto. Contrario a las típicas presentaciones de PowerPoint plagadas de bloques de texto ilegible o con títulos, las diapositivas de este tipo de presentación se valen solamente del poder de la imagen con alguna palabra ocasional que queda en segundo plano.

7. Armá la presentación:

Podés usar Powerpoint o el sistema que conozcas. Solamente tenés que asegurarte de programar todas las diapositivas para que cada una dure 20 segundos. Esto se puede hacer fácilmente desde el menú de transiciones. Lo recomendable es que la última diapositiva dure un poco más, ya que si el día de la presentación, el discurso se desfasa, tenés unos segundos extra para cerrar la idea. 


8. Practicá:

Por medio del ensayo y el error te vas a dar cuenta de lo que hay que cambiar, adaptar o agregar y te vas a ajustar al ritmo de los 20 segundos. Una vez que hayas ganado algo de seguridad, ensayá con alguien que te pueda dar un feedback constructivo. Después de esto, lo único que queda es salir a lucirse con esta presentación.

Consejos finales: 

  • Al momento de seleccionar imágenes, pensá en metáforas o formas de representar las ideas con elementos conocidos por la mayoría. Si usás algo que ya se sabe para introducir un elemento nuevo, es más probable que la idea se transmita correctamente.
  • Usá el humor como recurso. Esto puede hacerse con imágenes divertidas, con comentarios que apelen a cuestiones absurdas de la vida cotidiana o con juegos de palabras.
  • Resistite a la idea de agregar texto. Cuando busques inspiración en eventos Pecha Kucha, observá cómo otras personas se valieron de una secuencia de imágenes para hacer una charla amena sin agregar palabras. Lleva más esfuerzo, pero vale la pena. 
  • Interactuá con la imagen y con el público. Rompé con la unidireccionalidad de las charlas tradicionales e involucrá a los demás en tu presentación. Podés plantear preguntas retóricas al público y hacer referencias a las diapositivas.
  • No te apures. Si bien 20 segundos pueden parecer poco, cuando lo trasladás a un discurso oral, pueden vivirse como una eternidad. Por eso, lo ideal es que practiques y ajustes tu discurso todas las veces que sea necesario para que no tengas que correr.
  • Antes de salir de tu casa, confirmá que la presentación se vea bien, hacé un backup en un pendrive, subí una versión a la nube y tené un segundo archivo en PDF de resguardo. Lo ideal es que uses tu computadora, pero si tenés que reproducirla en otra, corroborá que carguen todas las imágenes antes de empezar.


Si bien este tipo de presentación puede ser más difícil de preparar, a la hora de la verdad vas a lograr que todos mantengan su atención en lo que tengas que decir, en una charla amena, corta y de alto impacto. ¿Te animás?

TAGS: presentaciones, comunicación efectiva, Pecha Kucha, propuestas,

POR: Carolina Sevilla.

 

Soy Licenciada en Comunicación Social, traductora del par de idiomas inglés-español, editora de contenidos y especialista en comunicación digital. Pero sobre todo, soy una geek de las lenguas, una fanática de la ciencia-ficción, y una amante de la innovación tecnológica y científica. Me apasiona ayudar a las personas a comunicarse de forma más efectiva y a difundir ideas disruptivas que puedan mejorar la vida de todos.

Santander Rio

Santander Río® 2017
Todos los derechos reservados.