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Planificación financiera y Cash-Flow

Online Banking

Si bien muchos empresarios Pyme conocen y/o manejan alguna planilla Excel o programa de gestión empresarial tipo ERP, no todos analizan estratégicamente los datos que surgen de estas herramientas. 

En esta nota hablaremos sobre la planificación financiera, daremos algunos consejos o tips para evaluar si tu empresa se encuentra “bien parada” para la toma de decisiones económica financieras a fin de lograr “surfear” o gestionar las fluctuaciones del mercado en los tiempos actuales.

Autor: Santiago Rodrigo.

¿Qué es la planificación financiera y para qué sirve en mi empresa?

La planificación financiera surge con el propósito de dar una estructura contable analítica a las principales variables de mi negocio ayudando a encauzar y darle sustento a los números. Colabora también al cumplimiento real, operativo y estratégico de las finanzas, que en definitiva son las que podrán dar fundamento y sostenibilidad a la contabilidad empresarial. Puede también servir para fundamentar frente a un tercero, como ser un inversionista, socio, proveedor o stakeholder (grupos de interés), la viabilidad técnica y económica de una propuesta de negocios ya sea para conseguir una inversión, aportes de capital o mejorar la tasa de interés crediticio de nuestro banco. No obstante, su principal función es la de ser una herramienta de gestión interna que permite definir el rumbo en mi organización y poder así gestionar un accionar equilibrado y armónico en sus integrantes y acciones. Dicho esto, afirmamos que la planificación financiera en una empresa es la que se encarga de “bajar a tierra” y representar de manera numérica las situaciones y/o diferentes escenarios económicos con los planes estratégicos y operativos teniendo en cuenta el tiempo y el contexto en el que se desarrollarán. Todo esto aportará también a diseñar una política empresarial necesaria en temas de inversiones, capital o préstamos e información estratégica para los socios.

Algunos beneficios de diseñar e implementar una adecuada planificación financiera:

  • Me permite identificar a tiempo los problemas de liquidez y prever estrategias para estabilizar y compensar cualquier desfasaje financiero.
  • Puedo planificar en cualquier horizonte de tiempo los flujos de entradas (ingresos) y salidas (egresos) de dinero y sus desvíos que, con las herramientas adecuadas, me permite rediseñar una y otra vez mi estrategia comercial y operativa hasta alcanzar la sostenibilidad en el tiempo.
  • Puedo  realizar  proyecciones  teniendo  en  cuenta  diferentes  escenarios  económicos, políticos,  sociales  y  de  cualquier  suceso  o  fenómeno  que  pueda  impactar  de  manera directa  en  la  “salud  financiera”  de  mi  empresa  y  proceder,  con  esta  información,  a realizar planes de contingencia
  • Mediante  un  adecuado  diagnóstico  económico  financiero,  puedo  acudir  a  las  mejores tasas del mercado y a distintas opciones de financiamiento, quizás consolidando deuda o bien negociando con inversionistas o bancos, lo que repercutirá en aumentar el margen de contribución y ganar en competitividad empresarial. 
  • Analizar y evaluar proyectos de inversión mediante el uso de cash-flow a la vez de medir TIR  (Tasa  Interna  de  Retorno)  y  VAN  (Valor  Actual  Neto)  muy  utilizado  por  los inversionistas y bancos por ser indicadores claves. 
  • Medir y gestionar el crecimiento de mi empresa, con sus consecuentes crisis y desafíos. 

¿En qué consiste la planificación financiera?

Tengamos en cuenta que el campo abarcado por la planificación financiera es amplio. Podemos, por un lado, enfocarnos en la planificación  presupuestaria que tiene más que ver con tener en cuenta el dinero disponible en cada momento (saldos de caja) y saber escoger dónde y cuándo invertirlo en determinado plazo de tiempo. Por otro lado, tenemos el manejo de caja que se  orienta  a  la  administración  del  dinero  a  corto  plazo  en  un  sentido  operativo  e  inmediato. Finalmente, y si pensamos en el desarrollo de un plan  financiero, que es quizás al que menos provecho  se  le  suele  sacar,  podemos  planificar  los  objetivos  tácticos  y  estratégicos  de  la organización en el mediano y largo plazo trazando una estrategia global que le de sustento y viabilidad técnica a la visión corporativa. 

Cinco consejos o “advices” (más cool!) a tener en cuenta en la planificación financiera: 

1.Estirar el pago a proveedores y disminuir los plazos de cobro a mis clientes.
Si bien en algunas industrias o mercados esto no resulta viable, nunca está de más innovar e insistir en la posibilidad de “estirar o dilatar” los plazos de pago a proveedores, quizás mediante la apertura de una cuenta corriente o bien aumentando los plazos mediante el uso de cheques u otro tipo de instrumentos o garantías. Para negociar con un proveedor podría ser útil presentar una carpeta o “brief” (resumen) detallando las compras históricas, en caso de ser favorables, y las  proyecciones  de  compra  del  año  con  el  fin  de  hacerlo un  poco  más  “socio  estratégico  y partícipe” del negocio. Es también importante que nos conozcan por nombre y apellido. Es decir, que conozcan lo que hacemos y como lo hacemos, nuestro proyecto. De esta manera estaremos dando  el  puntapié  inicial  para  generar  una  relación  de  confianza  que  pueda  sostenerse  en  el tiempo.  Está  demostrado  que,  aquellas  relaciones  comerciales,  que  son  fortalecidas  por  un vínculo afectivo que se construye en la confianza, alcanzan mejores resultados y posibilidades de negociación de las que son meramente comerciales. En un caso “sos uno más del montón”, en el otro,  te  conocen  por  tu  nombre  y  recuerdan  tu  proyecto  logrando  que  el  vinculo  afectivo  o humano tenga un rol preponderante por sobre lo anterior. En el fondo, esto es lo que algunos llaman desarrollo  de  proveedores. Que no es otra cosa que trabajar por alcanzar una relación virtuosa  y  sinérgica  con  los  proveedores  con  el  objetivo  estratégico  y  real  de  “crecer  todos juntos”.  En  definitiva,  todos  somos  parte  de  una  misma cadena  de  valor  y  por  tanto, interdependientes. Resulta  vital prestar atención  y desarrollar  los  vínculos tanto con nuestros clientes externos como con los clientes internos (empleados, proveedores, etc.). Esto aplica de especial manera con nuestros recursos o actividades claves y socios estratégicos (Ver Canvas Business Model). Por otro lado, es menester que pague a proveedores en un plazo mayor de lo que  a  mí  me  pagan  los  clientes  (esquema  ideal).  De  esta  manera,  podremos  generar  una estrategia financiera apalancada por estos proveedores sin generar gastos adicionales o costos de  financiamiento  innecesarios.  Es  también  importante  que nuestros  clientes  no  solo  paguen bien, sino que paguen a tiempo y en las condiciones que son saludables para mi negocio. Esto no quita que pueda tener un tratamiento diferente y/o preferencial con algunos clientes, sobre todo para aquellos que lideran mis ingresos. Según la ley de Pareto (80/20), se sostiene que el 80% de la facturación de una empresa es generada por el 20% de sus clientes. Por tanto ¿conozco por nombre y apellido a los clientes de mi empresa que concentran la mayor parte de los ingresos? ¿Realizo un seguimiento y trato preferencial con ellos?

2.Diversificar y atomizar cartera de clientes. 

A nivel estratégico y con el fin de bajar riesgos es bueno, al menos analizar, la posibilidad de diversificar mediante el diseño y/o desarrollo de nuevas unidades de negocio, especialmente si resultan  en  sinergias  con  el core  o  núcleo  de  la  empresa.  Esto  aplica  también  al  caso  de desarrollo  de  proveedores  mencionado  o  bien  para  un joint  venture  como  posibilidad  de inversión en la cadena de valor de mi producto o servicio. Puedo decir que también ayuda, como se suele decir: “el no tener todos los huevos en la misma canasta” lo que invita a reflexionar acerca  de  como  diversificar  o  atomizar  disminuyendo  riesgos.  Deberíamos  intentar  evitar  la concentración de unos pocos clientes en relación a los ingresos totales, dado que por un lado resulta en un factor de contingencia en caso que pierda al cliente y, por el otro, puede ocurrir que si el cliente es consciente y conoce su situación de predominancia en nuestra cartera de clientes, pueda  jugarnos  en  contra  en  el  sentido  de  fijar  las  condiciones  de  pago o  influir  de  manera directa en la fijación de precios y/o contratos. 

3.Especializar y profesionalizar el área de administración y cobranzas.

Si la empresa es chica, es probable que el dueño o emprendedor sea, a veces,  el mismo cobrador. A este respecto no olvidemos ¡el ejemplo del dentista! No entrás a la consulta, sin antes pasar por la  secretaria administrativa que te cobra  ¿no? Entonces  y, de  la  misma  manera, ¡no sigamos entregando mercadería o servicios sin antes revisar el estado de cuenta del cliente! Definamos y sostengamos una política que, no dejando de lado la “cintura comercial” y el buen trato, sea viable para nuestra empresa hoy. En una empresa, con un área de cobranzas profesionalizada, se cuenta con recordatorios periódicos a los clientes morosos desde el “día 1” en que se fijó un plazo y no se cumplió, además de asentar el registro de la mora en el historial de nuestro sistema o  libreta  para  tenerlo  en  cuenta  en  futuras  negociaciones.  Parte  de  este  trabajo  lo  hacen  los llamados  sistemas  CRM  por  sus  sílabas  “Custum  Relationship  Management”.  Debo  también tener confianza en mi empresa y en lo que vendo u ofrezco a mis clientes con el fin de “hacerme valer” a la hora de cerrar la venta ¡No nos olvidemos que la venta se concreta solamente cuando el dinero ingresa a mi cuenta o bolsillo! Como decía un profesor mío de contabilidad, la venta no termina con la factura, más aun, allí comienza. La venta se perfecciona o consuma con la entrega del remito, que es el que da cuenta que el bien ha sido entregado, ergo cobrado. 

4.Tener “en cuenta” el IVA de las facturas y posibles retenciones. 

En caso de que sea monotributista, es decir que no desglose IVA, saber que el mismo deberá ser asumido y contabilizado como costo directo pero, en caso de ser responsable inscripto o una sociedad ya constituida, deberemos llevar una adecuada contabilidad del IVA compras-ventas. Si bien en las proyecciones financieras no recomiendo que incluyan el IVA, sí debemos tenerlo en cuenta a la hora de pagar a nuestros proveedores porque la factura se paga final, no neta de IVA. Lo mismo ocurre con las retenciones de impuestos como ser IIBB (ingresos brutos), impuesto a las ganancias, costos de transferencias o el impuesto al cheque (débito y crédito), entre otros. Si bien  sabemos  que  existen,  no  siempre  solemos  contabilizarlo  y  ponderarlo  adecuadamente ¡Muchas veces hasta se transforman en costos ocultos! Esos pequeños “Pac-Man” son los que se pueden estar “comiendo” nuestras ganancias... ¡atentos! 

5.Prever diferentes escenarios de mercado y del contexto ¡Generar estrategias! 

Si bien entiendo que lleva trabajo consolidar y actualizar las planillas económicas y financieras de la empresa y que, muchas veces, por la falta de tiempo y por estar corriendo detrás de las urgencias  las  podemos  descuidar,  no  puedo  dejar  de  remarcar  que es  el  timón  de  nuestra empresa. Puedo quizás ponerla en “piloto automático” en algún momento, siempre de acuerdo al momento y contexto, pero si no soy consciente de que no puedo fijar el rumbo de la empresa sin esa  “información cartográfica”, entonces  no puedo pretender que  mi  empresa sea eficiente  y hasta rentable ¡Es aquí donde se licuan las ganancias, donde se volatilizan las utilidades y donde se esconden todos los costos de mi empresa! Por tanto, debo darle agenda y asignar prioridad a estos asuntos. Debo hacerme de toda la información que necesito, al menos de la básica, para poder tomar decisiones a tiempo y ser coherente con los objetivos que me propongo. Te invito a  que puedas identificar cuáles son las variables críticas en tu negocio y que así puedas diseñar tu propio “semáforo” a modo de señalización y ayuda visual para que preveas y gestiones a tiempo los desafíos que te presenta tu empresa en el día a día. 

Pues entonces: ¡Manos a la obra! Actualizá tus números para poder empezar a delinear una estrategia financiera que te permita crecer armónicamente en tu negocio.

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